Feste ausrichten in der Pfalz: Was müssen Veranstalter beachten?

Die Pfalz hat ein ganz besonderes Talent: Sie bringt Menschen zusammen. Zwischen Weinbergen und Fachwerkhäusern, auf Dorfplätzen und in stillgelegten Scheunen entstehen regelmäßig kleine und große Feste, bei denen Genuss, Geselligkeit und ein Hauch von Lebenskunst aufeinandertreffen.

Wer solch ein Ereignis organisieren möchte, steht allerdings nicht nur vor der Frage, wo die Bühne stehen soll oder welcher DJ das beste Set liefert, sondern muss sich auch durch einen Dschungel aus Regelwerken, Anzeigepflichten und Genehmigungskram wühlen. Klingt unromantisch, ist aber essenziell.

Rechtzeitig planen ist Pflicht

Was als nette Idee im Freundeskreis beginnt, kann schneller in amtliche Bahnen rutschen als gedacht. In Rheinland-Pfalz gilt: Wer ein öffentliches Fest unter freiem Himmel plant, muss dieses mindestens vier Wochen vorher beim zuständigen Ordnungsamt anzeigen. Dabei ist nicht entscheidend, ob Eintritt genommen wird oder nicht. Entscheidend ist allein, ob theoretisch jeder Mensch Zugang zum Fest hat und das ist schneller der Fall, als es scheint.

Bereits eine öffentlich zugängliche Einladung auf Social Media oder ein Aushang im Dorfladen reicht aus, damit aus einer privaten Geburtstagsfeier plötzlich eine genehmigungspflichtige öffentliche Veranstaltung wird. Und die muss angemeldet werden.

Wenn die Menge wächst, wächst auch die Verantwortung

Mit dem ersten Pavillon ist es selten getan. Sobald mehr Menschen erwartet werden, als in einem durchschnittlichen Linienbus passen, steigt auch der Anspruch an die Sicherheitsplanung. Denn wo viele Menschen zusammenkommen, steigt nicht nur die Stimmung, sondern auch das Risiko. Und genau deshalb verlangen Behörden ab einer gewissen Größenordnung ein Sicherheitskonzept.

Die Kriterien dafür sind klar, aber flexibel. Erwartete Besucherzahlen im vierstelligen Bereich, ein hoher Alkoholkonsum, Abendveranstaltungen oder innerstädtische Lagen. All das kann reichen, um ein Konzept notwendig zu machen. Und dieses hat es in sich: Flucht- und Rettungswege müssen geplant und freigehalten werden, Sanitäter bereitstehen, Brandschutzvorgaben eingehalten und Sicherheitsdienste koordiniert werden.

Auch wenn das auf den ersten Blick nach Festivalniveau klingt, betrifft es längst nicht nur große Events. Selbst kleinere Stadtteilfeste oder Vereinsveranstaltungen können betroffen sein, wenn bestimmte Risikofaktoren zusammenkommen. Wer da unvorbereitet ist, steht schnell ohne Genehmigung da und damit ohne Fest.

Musik ist erlaubt, aber nur mit GEMA-Lizenz

Kaum ein Fest kommt ohne Musik aus. Doch sobald ein Song nicht selbst geschrieben und live auf der Blockflöte eingespielt wird, kommt die GEMA ins Spiel. Sie ist nicht der Spielverderber, als der sie manchmal dargestellt wird, sondern schlicht die Institution, die dafür sorgt, dass Komponisten und Texter für ihre Arbeit entlohnt werden. Und das bedeutet: Wer Musik öffentlich abspielt, muss zahlen.

Egal ob DJ, Band oder Spotify-Playlist. Die GEMA-Pflicht greift immer dann, wenn die Musik über den rein privaten Rahmen hinausgeht. Das betrifft also praktisch jedes Dorffest, jede Vereinsfeier und jedes Weinfest.

Die Anmeldung muss mindestens drei Tage vor dem Event erfolgen, besser deutlich früher. Die Höhe der Gebühren hängt unter anderem von der Größe des Veranstaltungsorts, der Besucherzahl und der Art der Musikwiedergabe ab.

Wer sich diese Formalität spart, spart nicht lange. Denn die GEMA arbeitet gründlich und nachträgliche Forderungen können empfindlich teuer werden. Gerade bei gemeinnützigen Veranstaltungen gibt es Rabatte, aber auch die müssen rechtzeitig beantragt werden. Musik ist schön, aber noch schöner ist sie mit Lizenz.

Gewinne, Lose, Tombolas

Was wäre ein Fest ohne kleine Preise, ein spaßiges Gewinnspiel oder die klassische Tombola für den guten Zweck? Klingt harmlos, kann aber rechtlich heikel werden. Denn sobald Einsatz, Zufall und Gewinnchance aufeinandertreffen, spricht das Gesetz vom Glücksspiel und das ist ohne Genehmigung verboten.

Viele Veranstalter ahnen gar nicht, dass schon der Verkauf von Losen mit Aussicht auf einen Weinpräsentkorb als Glücksspiel gelten kann. Wer solche Aktionen durchführt, braucht im Zweifel eine Genehmigung der Glücksspielaufsichtsbehörde. Die ist allerdings nicht bekannt dafür, besonders schnell oder großzügig zu sein.

Solche Lizenzen sind alles andere als leicht zu bekommen. Viele Anbieter im Netz kämpfen monatelang darum und oft sind die Plattformen, die plötzlich auftauchen, nur wenige Wochen alt, obwohl sie schon seit langer Zeit ihren Launch geplant haben. Wer auf Nummer sicher gehen will, lässt Glücksspiel-Elemente besser ganz weg.

Wenn Bratwurst, Bier und Biertischgarnitur zur Behördensache werden

Wo gefeiert wird, wird gegessen und getrunken. Und zwar nicht zu knapp. Doch was viele unterschätzen: Auch das fällt unter bestimmte Auflagen. Wer alkoholische Getränke ausschenkt, braucht eine Ausschankgenehmigung nach dem Gaststättengesetz. Selbst dann, wenn es nur um einen einzigen Abend geht.

Auch beim Essen gelten klare Vorschriften. Hygiene ist Pflicht, die Trennung von rohen und gegarten Lebensmitteln ebenso. In manchen Fällen wird eine Schulung verlangt, etwa eine Infektionsschutzbelehrung. Wer also plant, Würstchen zu grillen oder Kuchen zu verkaufen, tut gut daran, sich frühzeitig beim Gesundheitsamt zu informieren.

Und dann wären da noch die praktischen Dinge: Müllentsorgung, Strom, Wasser und nicht zu unterschätzen, Toiletten. Ab einer gewissen Besucherzahl sind mobile sanitäre Anlagen kein netter Service, sondern vorgeschrieben. Wer hier spart, riskiert nicht nur schlechte Stimmung, sondern auch eine schnelle Schließung durch das Amt.

Lärmschutz, Sperrzeiten und Nachtruhe im Blick behalten

Die Musik läuft, das Bier fließt, die Stimmung steigt und dann klopft es. Nein, nicht der Nachbar, sondern das Ordnungsamt. Denn wer in der Pfalz ein Fest veranstaltet, muss sich auch mit den Sperrzeiten und Lärmschutzauflagen auseinandersetzen.

In vielen Gemeinden ist um 22 Uhr Schluss mit Musik unter freiem Himmel. In einigen Fällen lassen sich Ausnahmen beantragen, aber auch das braucht Vorlauf. Wichtig ist: Wer ohne Genehmigung überzieht, riskiert eine Anzeige oder gar das vorzeitige Ende der Veranstaltung.

Dabei geht es nicht nur um Dezibelzahlen, sondern auch um Rücksicht. Boxen sollten nicht direkt in Wohngebiete strahlen, Bühnen nicht neben Schlafzimmern aufgebaut werden. Selbst bei legaler Lautstärke kann die Polizei einschreiten, wenn es zu einer erheblichen Störung kommt. Es lohnt sich also, hier sensibel zu planen, nicht zuletzt, um den guten Ruf des Festes zu bewahren.

Was Veranstalter sonst noch auf dem Schirm haben sollten

Und dann wäre da noch die Haftung. Das große, oft unterschätzte Thema. Wer eine Veranstaltung ausrichtet, übernimmt Verantwortung. Für Kabel, über die jemand stolpern könnte. Für Zelte, die bei Wind umkippen. Für alles, was irgendwie gefährlich werden kann.

Veranstalter unterliegen der Verkehrssicherungspflicht. Wer dagegen verstößt, haftet im Zweifel persönlich. Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung ist deshalb mehr als nur eine Option. Sie schützt vor den finanziellen Folgen, wenn doch mal etwas passiert. Und das kann schneller geschehen als gedacht.